Bemanningsanalys

Personalresurser och organisation inom vård och omsorg har diskuterats intensivt under de senaste åren. Sveriges Kommuner och Regioner har träffat avtal med Kommunal om att Heltid ska bli norm. Corononapandemin har tydligt visat att ledare och medarbetare behöver helt andra förutsättningar för sitt arbete. Vård och omsorg är komplexa verksamheter. Att förändra dem i grunden är inget ”quick-fix”! Därför kan det vara svårt som arbetsgivare att veta vilka de grundläggande problemen är. Varför, hur och vad ska man förändra?

Alamanco har genomfört ett stort antal Bemanningsanalyser. Ledningen för olika verksamheter har fått ett underlag för att besluta om utvecklingsinsatser. Underlaget behöver både innehålla ”hårda” och ”mjuka” data. Hårda data tas fram för en mätperiod efter överenskommelse med uppdragsgivaren. Det är uppgifter som främst hämtas från lönesystemet. Ekonomiska resultatrapporter tas fram som visar utfall för de viktigaste lönearterna i relation till budget för samma mätperiod. Uppgifterna ska finnas för varje berörd enhet som Bemanningsanalysen omfattar. Dessa data berör följande områden:

Antal anställda i olika anställningsformer; tillsvidare-, visstidsanställda, timavlönade samt antal hel- och deltidsanställda.
Antal årsarbetare i olika anställningsformer.
Uppgifter om arbetad tid och frånvaro.
Bemanningsbalans.
Arbetskraftskostnader per timme.
Kostnader för sjukfrånvaro.
Kostnader för att ersätta frånvaro.
Fördelning av lönekostnader för tillsvidareanställda, visstidsanställda, timavlönade samt sjuklön, fyllnadstid och övertid.
Fördelning av arbetade timmar för de olika anställningsformerna samt fyllnadstid och övertid
Kartläggning av rutiner för schemaläggning.
Kartläggning av rutiner för hantering av vikariat.

För att kunna sätta in dessa data i sitt konkreta sammanhang är det viktigt att kartlägga de mjuka frågorna:

Hur är kulturen i organisationen?
Synen på uppdraget?
Hur fungerar ledarskapet?
Samarbetet?
Schemaprocessen?

Vilka attityder, förhållningssätt och värderingar dominerar?

Vi genomför djupintervjuer under sekretess med ett urval av ledare och medarbetare. Urvalet görs tillsammans med uppdragsgivaren. Normalt intervjuar vi 15-20 personer. Varje intervju tar ca en timme. De genomförs digitalt.

Alamanco utarbetar en rapport där vi sammanställer och analyserar bemannings- och ekonomidata. På liknande sätt sammanställer och analyserar vi resultatet av djupintervjuerna. Detta görs så att sekretessen inte bryts Rapporten avslutas med förslag till rekommendationer och åtgärder inför kommande utvecklingsarbete.

Återrapporteringen till uppdragsgivaren sker i tre steg:

Återkoppling till intervjupersonerna så att de får ta del av sammanställningen av intervjusvaren. Syftet är att de ska få möjlighet att avgöra om vi har gjort deras bidrag rättvisa och att deras sekretess inte gått förlorad. Detta sker digitalt

Därefter presenterar vi en preliminär rapport till uppdragsgivaren. Vi har ett samtal om vår analys samt förslag till rekommendationer och åtgärder. Syftet är att uppdragsgivaren ska få en första återapportering och kunna ge feedback på vårt arbete. Vid detta möte har uppdragsgivaren bland annat möjlighet att påtala om det finns direkta faktafel i rapporten. Detta kan ske både digitalt eller via ett fysiskt möte.